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2020年6月 6日 (土)

JARL社員総会 召集状と資料が到着。

JARL社員総会 召集状と資料が本日午前中に到着しました。

特記事項として、以下の書類のどれか一つを返送する必要があります。
今回はSASE同封している。

1 出席希望者は出席希望票
2 欠席する方は議決権行使書か委任状

締め切りは6月26日18時に事務局必着です。

問題点を挙げると、
「出席希望者が各地方本部区域の設定人数を超えたら、誰が出席できるか、
26日深夜か27日にならないと不明と言うことになる。
(他の方が公表しているが、社員の出席は30名で、地方本部区域ごとに
人数割りすることになっている。)

直接出席を希望ならば議決権行使書も委任状も同封不要ということだから、
希望者多数のため個別相談で出席を許可されなかった社員は、
委任状も議決権行使書も出していないから、
意思表明はどうなるのかが疑問です。

出席できる社員を、出席希望票を提出した社員から抽選で選ぶ場合は、
当然 出席希望票の提出締め切りの6月26日18時以降に抽選することになる。

この場合、外れた社員は議決権行使書も委任状も出せない。
なぜならば「締め切り後」だからです。

特例として事務局にメ-ルまたは口頭で意思表示しても、
改竄無く反映するかの保証が無いのではだめだと思います。
当然ながら、「出席希望者が多い時は抽選」と「抽選に外れたら議決権行使書
または委任状を即提出する」は、最初から明らかにしておかなければならない。

今回は委任状は無意味でしょう。誰が出席を許可され、実際に出席するのかが
確定していなければ、委任者を決められませんから。

今回は以下のようにするべきです。

1 全社員に議決権行使書を提出させる。(6月19日 18:00まで)
  出さない場合は欠席扱いとする。
  このとき、出席希望者は出席希望票を提出する。

2 誰が出席できるのかは、できれば第三者(理事、監事、社員、事務局職員
  ではない者で、アマチュア無線をしていない方が理想)に
  6月19日 19:00に抽選で選んでもらう。(ここ重要)

3 出席できる社員は6月19日 20:00に公表する。
  このとき、集計は手間がかかるが、
  議決権行使書を撤回し委任状を出席社員に出すことや
  議決権行使書の再提出 も許容することにしておく。
  その場合の委任状締め切りと再提出の議決権行使書の締め切り、
  抽選に外れた出席希望者員の議決権行使書または委任状の締め切りは
  現行どおり6月26日18:00必着とする。

4 直接出席社員の議決判断は、提出した行使書は全て破棄し、
  当日の賛否を優先することとする。

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私自身の判断は、おおよそは決まっていますが、もう少し検討します。

事業計画で今年オリンピック・パラリンピックが開催される前提になっている
部分など杜撰な部分があることも考慮します。

「素直に議決権行使書を6月26日18時必着で提出した社員の票」と
「当日出席を許可した社員の票」のみで議決を行い、
「出席を希望するから議決権行使書も委任状も出さない社員の議案賛否は無視」
という暴挙をするわけではないと信じています。


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6月7日 19:40 追記

6月7日朝 出席希望票を投函しました。
北海道や九州の社員の中には、
27日の往路と宿、28日の帰路の予約を済ませた方が居ます。
その方が出席できなかった場合は、キャンセル料が発生する場合は、
誰が負担することになるにでしょうか。
JARLの規定では社員に支給する交通費は沖縄以外は鉄道利用前提ですが、
航空券の場合は28日以上前に購入するとJRより安く済む場合があるかわりに
キャンセル料は運賃の半額という例が有ります。
今年はコロナウイルスの関連で、キャンセル料免除の場合も有り得ますから、
「JARL社員総会がコロナウイルス対策で出席者を絞ったためのキャンセル」に
適用してくれるかどうかは各交通機関や粛白施設、あるいはパックツアーの
販売旅行代理店の規定次第です。

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